Kosten reduzieren mit Hilfe von Datenmanagement

Daten jeglicher Art sind das Kernstück eines jeden Unternehmens, sind Kapital und gleichzeitig auch der Schlüssel zum Erfolg. Nur durch profundes Datenmanagement und allumfassende Datenpflege stehen die Zeichen weiterhin auf Gewinn.

Nicht nur die Daten an sich sind das wertvolle Gut, sondern Ihre Aktualität. Diese Goldmedaille hat zwei Seiten. Allerdings im positiven Sinne gesprochen: Auf der einen Seite die aktuellen Datensätze, auf der anderen Seite die enorme Kostenreduzierung. Bei exzellenter Datenpflege ist ausnahmsweise doch mal alles Gold, was glänzt.

Adressbestände aktuell halten

Sind bei den letzten Mailing-Aktion viele Postrückläufer dabei gewesen? Oder können E-Mails plötzlich nicht mehr zugestellt? Gab es gar Beschwerden über die Zusendung von Werbematerial?

Alles wichtige Informationen, die beachtet werden müssen. Sie beinhalten vor allem: Hier wurde Geld verschenkt!

Dazu einige Zahlen im Bereich B2B-Adressen (Jahresdurchschnitt):

• Firmenumzüge: ca. 250.000
• Firmenlöschungen und -insolvenzen: ca. 200.000
• Firmenadressen und -namen: ca. 150.000
• Neu aufgeteilte, umbenannte oder angelegte Straßen: ca. 11.000
• Neue Firmen ca. 166.000

Die Gründe von Adressänderungen sind also vielfältig. Wenn das nun schon alles wäre. Für Kostenmaximierung ist oft auch ein anderer Faktor verantwortlich.

Es bestehen häufig Doppelungen in Datenbeständen, sogenannte Dubletten. Dubletten, also doppelte Adressen, entstehen bei der Bestandspflege oder wenn x-fache Adressendateien/Datenpools zusammengeführt werden. Auch beim Erfassen oder falscher Eingabe können Dubletten entstehen.

Doppelter Empfänger bedeutet gleichzeitig doppeltes Werbematerial. Auch die Reputation des Unternehmens leidet immens.

Apropos Reputation. Geht es um den guten Firmenruf, sollte ein hochsensibles Thema immer gehör finden: Verstorben-Daten. Bei insgesamt ca. 900.000 Todesfällen pro Jahr ist Datenaktualität das Gebot der Stunde. „Ist der Ruf erst ruiniert, …“ dann ist er ruiniert. Bei solchen Fauxpas kann nur schwer Wiedergutmachung geleistet werden.

Welche Konsequenzen hat all dies?

• Marketing-Aktionen verfehlen ihr Ziel und werden unnötig verteuert
• Werbemittel erreichen den Ansprechpartner nicht oder nicht mehr an der richtigen Adresse
• Erfolgskontrollen können in ihren Ergebnissen verfälscht werden
• Die Firmenreputation leidet

Was also tun, um wieder auf Erfolgskurs zu kommen?

Gegen solch kostspieligen Aufwand hilft Datenmanagement!

Zu klären ist, ob Methoden, Ressourcen und Manpower vorhanden sind, um ein komplett eigenständiges Datenmanagement zu betreiben. Das Thema Daten steht meist nicht im Fokus einzelner Abteilungen.

Hier bietet es sich an, einen Dienstleister zu haben, der rundum unterstützt: Von Analyse bis Waschabgleich.

Zu klären ist in jedem Fall, ob ein zentrales oder dezentrales Datenmanagement betrieben wird. In beiden Fällen hilft der Dienstleister dem Unternehmen die richtigen Techniken und Verfahren anzuwenden.

Welche Möglichkeiten gibt es, Adressbestände aktuell zu halten?

Datenbank-Analyse

Ein Audit zur Analyse der Daten überprüft Adressen auf Richtigkeit, postalische Zustellbarkeit und ermitteln zuverlässig unzustellbare Adressen (Umzüge, Löschungen) sowie doppelte Anschriften.

Als Ergebnis wird ein Prüfbericht mit allen wesentlichen Eigenschaften des Adressenbestands ausgegeben. Anhand dieses Faktenpapier werden sinnvolle Handlungsempfehlungen erstellt.

Datenbank-Aktualisierung

Datenbanken können täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich aktualisiert werden.
Je nach Kundenwunsch nur einmalig oder auch dauerhaft.

Dienstleister bieten den kompletten Service, stellen Updates zur Verfügung. Sie Aktualisieren einmalig Marketing Selektion oder pflegen, per dauerhaften Import, maschinell die Daten.

Dublettenbereinigung

Das Eliminieren von Dubletten im Datenbestand ist, wie schon angesprochen, eines der wichtigsten Elemente zur Kostenreduzierung. Dubletten werden sowohl manuell als auch maschinell bereinigt.

Waschabgleich

Der Waschabgleich bereinigt Daten hinsichtlich ihrer Aktualität und Liquidität. Das verhindert eine Aussendung an werbeungeeigneten Firmenadressen. Das spart natürlich Zeit und Geld, weil somit Werbemittel gleich an die richtigen Adressaten geht.

Fazit

Es lässt sich also viel Mehrwert in puncto Datenqualität und vor allem Datenaktualität schaffen. Gerade alte und vernachlässigte Datenbestände können auch im Zuge der DSGVO ein Problem darstellen. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung schreibt die aktive Datenpflege sogar vor. Sich von diesen Alt-Adressen zu trennen und alles wieder in top Zustand zu bringen, ist erstens kein Ding der Unmöglichkeit und zweitens eine wirklich lohnende und verpflichtende Maßnahme.